Ihren TeamEvent planen

Ein kompakter Ratgeber für HR & Geschäftsleitung

Ein gut geplanter TeamEvent stärkt Vertrauen, Motivation und Bindung – und wirkt weit über den eigentlichen Eventtag hinaus.

Dieser kurze Leitfaden führt Sie in rund drei Minuten durch die wichtigsten Schritte von der Zielsetzung bis zur Nachbereitung und zeigt, wie Ihr Anlass mehr wird als «nur» ein schöner Ausflug.

1. Ziel und Rahmen klären

Bevor Sie Angebote einholen, lohnt sich ein klarer Blick auf das **Warum** Ihres Teamevents.

Fragen zur Zielsetzung
  • Geht es primär um Teambuilding, Belohnung oder einen Kick-off für ein Projekt?
  • Soll der Event eher erlebnisorientiert oder mit klaren Lernzielen (z.B. Leadership, Kommunikation) verknüpft sein?
  • Welche Botschaft möchten Sie als HR oder Geschäftsleitung senden?
Je konkreter das Ziel definiert ist, desto leichter fällt die Auswahl des passenden Formats und Anbieters.
Rahmenbedingungen festlegen
  • Budget und grobe Personenanzahl
  • Gewünschtes Datum / Zeitraum und Dauer (Halbtag, Tag, Abend)
  • Region / Reisezeit, Verpflegung, allfällige Übernachtung
  • Besondere Bedürfnisse (Barrierefreiheit, Ernährung, Sprachen)

2. Format wählen – vom Apéro bis zum Segeltörn

Zur Zielerreichung passt nicht jedes Format gleich gut – gerade bei teambildenden Anlässen lohnt sich ein gemeinsames, aktives Erlebnis.

Typische Formate
  • Gemeinsame Aktivitäten draussen (z.B. Segeln, Outdoor-Challenges)
  • Workshops zu Kommunikation, Zusammenarbeit oder Leadership
  • Kultur- oder Genussprogramme mit Rahmenaktivität
  • Retreats mit Kombination aus Arbeitssessions und Teamerlebnis

Ideal ist ein Setting, in dem alle aktiv eingebunden sind und die Rollen auch einmal gewechselt werden.

Beispiel: Teamevent auf dem Lago Maggiore

Auf der Segel-Yacht «Favore» am Lago Maggiore erleben Ihre Mitarbeitenden direkt, wie Kommunikation, Vertrauen und gemeinsame Entscheidungen funktionieren.

Während des Törns wechseln sich alle am Steuer ab, bedienen die Segel und fahren Manöver – begleitet vom erfahrenen Skipper und Workshopleiter Martin Frauchiger.

Auf Wunsch lässt sich der Tag mit moderierter Reflexion zu Rollen, Zusammenarbeit und Führung verbinden – ideal für eine Teamentwicklung oder den Kick-off eines Leadership-Trainings.

3. Planung: so bleiben Sie im Zeitplan

Für die meisten Firmenevents empfiehlt sich ein Vorlauf von mindestens 6–8 Wochen, bei grösseren Anlässen entsprechend mehr.

Checkliste – was wann zu tun ist

Ziele definieren, Budget klären, Datum festlegen

Format auswählen, Anbieter anfragen und Offerten vergleichen

Location, Transport und Verpflegung reservieren

Teilnehmende informieren, An- / Abmeldungen managen

Detailprogramm finalisieren, Verantwortlichkeiten im Organisationsteam definieren

Kommunikation mit Ihrem Team
  • «Save the Date» früh verschicken, insbesondere bei saisonalen Highlights.
  • Wichtige Infos klar angeben: Datum, Ort, Dresscode, Anreise, Programmrahmen.
  • Teilnahme so niedrigschwellig wie möglich halten (ein Klick / kurze Antwort).

Eine klare, wertschätzende Einladung erhöht die Vorfreude und die Teilnahmequote merklich.

4. Während des Events: Erlebnis & Transfer sichern

Entscheidend ist ein Ablauf, der sowohl Raum für informellen Austausch als auch für gemeinsame Erfahrungen bietet.

Rolle von HR & Geschäftsleitung
  • Sichtbare Präsenz und gleichzeitig echte Teilnahme auf Augenhöhe
  • Kurze Begrüssung mit Bezug zu Strategie oder Kultur, ohne den Event zu überfrachten
  • Blick für Personen, die eher ruhig sind, und diese gezielt einbinden
Teambuilding gezielt unterstützen
  • Klare, einfache Aufgaben, in denen das Team gemeinsam Entscheidungen trifft
  • Nach Schlüsselmomenten kurze Reflexionsfragen (z.B. «Was hat hier gut funktioniert?»)
  • Erfolge feiern und bewusst machen, was sich in den Alltag übertragen lässt
Gerade bei erlebnisorientierten Formaten wie einem Segeltörn entsteht der grösste Mehrwert, wenn Erlebnisse in Worte gefasst und mit der Arbeitssituation verknüpft werden.

5. Nachbereitung: Wirkung sichern

Der Event endet nicht am Steg oder beim letzten Glas – jetzt entscheidet sich, ob nachhaltige Wirkung entsteht.

Unmittelbar nach dem Event
  • Kurzer Rückblick mit Dank an alle Teilnehmenden, idealerweise mit 1–2 Fotos (sofern freigegeben).
  • Mini-Feedback (3–5 Fragen) zu Organisation, Format und wahrgenommenem Nutzen.
  • Rückmeldung an den Anbieter mit Learnings für zukünftige Anlässe.
Transfer in den Alltag
  • Im Teammeeting 1–2 Wochen später: «Was haben wir konkret umgesetzt? Welche Wirkung hat der Event heute noch im Arbeitsalltag?»
  • Konkrete Vereinbarungen treffen (z.B. Meetings aufwerten, Peer-Learning).
  • Event bei künftigen HR- und Kulturmassnahmen mitdenken (z.B. als Fixpunkt im Jahreskalender).

Nächster Schritt: Ihren Teamevent konkretisieren

Wenn Sie einen TeamEvent mit starker Teambuilding-Komponente und klarer Verknüpfung zum Arbeitsalltag suchen, unterstützen wir Sie gerne von der Ideenfindung bis zur Durchführung.

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